北京交通大学教学类档案管理细则

第一章 总 则
第一条 为加强教学档案的管理，充分发挥教学档案在教育管理、教学活动、
教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据《中
华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整
理规则》等有关法律规章，结合我校实际，特制定本管理细则。
第二条 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的各种
载体的文字材料、图表、录音、录像实物等教学材料，均属教学档案。
第三条 教学档案是教学管理工作的重要组成部分，教务处、学生处、研究
生院、各学院及各有关教学管理部门应加强领导，把教学档案的形成、积累、归
档工作纳入教学管理环节中，纳入有关人员的职责范围和管理制度之内，做到在
布置、检查、总结、验收工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，认真
落实档案工作“三纳入、四同步，0
第二章 管理体制和职责
第四条 教学档案由档案馆集中统一管理并提供利用。档案馆负责对全校的
教学档案工作进行检查、监督和指导。
第五条 教务处协助档案馆制定和健全有关管理制度，把教学档案纳入教学
管理和教务人员的岗位职责之中，并监督各部门执行。
第六条 校、院（系）管理部门应明确一名分管档案工作的负责人，统一管
理本部门教学文件材料，并按期向档案馆移交教学档案。
第七条 各单位专（兼）职档案工作人员应做好本单位教学文件材料的形成
积累工作，并按照归档要求整理组卷，及时向档案馆移交。 
第三章 教学文件材料的归档
第八条 归档范围
1．归档范围主要包括教学的综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面（具体范围见附件）。
2．归档的重点是本校在教学工作及其管理，特别是各教学单位在教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。
3．不归档文件材料
上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；
上级有关教学的未定稿的文件；
重份文件；
无查考利用价值的事务性、临时性文件；
非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
校内其他单位发来的文件；
与校外单位交换来的材料；
（以上不归档材料如认为必要，可自行作为资料暂存。）
第九条 归档原则
1．坚持由教学文件材料形成部门归档的原则，教学文件材料形成部门和教学管理部门的专兼职档案员负责将所积累的文件材料向档案馆归档。
2．归档的教学文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用、保证完整、准确和系统。
3．根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行归档。
第十条 归档方法
（一）分类
1．分年度：归档文件应按其形成或针对的年度分开。
2．分机构（问题）：归档文件应按其形成（或承办机构）和问题归档，即按
某一机构形成（承办）的某一件事（问题）分别归档。
3．分保管期限：归档文件应按规定的保管期限，即永久或长期或短期分别归档。
（二）组合
原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多
时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对
问题单一、文件较少者按不同内容分别组成薄卷。
（三）排列
一般先按事由排列，再结合文件材料的重要程度和时间顺序排列。卷内密不
可分的文件材料按正件在前、附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制
件在后：转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
（四）装订
文件材料应按件装订。一律拆掉易锈蚀金属物，对破损的文件材料应进行修
补。
（五）编号
归档文件应依据我校档案分类编号方案和文件的排列顺序逐件编号。在每件
文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写归档章的各个项目。
（六）在归档文件的首页，认真填写卷内文件目录。
件号：卷内文件排列先后顺序的序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，应照实抄录不得简略，没有标题或标题不能说明文件内
容的文件，可自拟标题，外加，“[]”号。
日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示
年、月、日数的右下角加“．”号，软件要求为八位数表示。
页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
备注：注释文件需说明的情况。
（七）装盒。并在归档文件的末页填写备考表。
第十一条 归档验收及归档时间
1．移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，
排列、书写是否符合要求，凡不符合要求者，接收人有权要求改正后移交。
2．移交时移交人应填写移交目录。移交目录一式两份，交接双方各执一份。
3．教学综合管理文件次年6月底前归档，其它材料完成一个培养周期（即一届毕业生从入学到毕业），此年暑假前一次性归档。
第十二条 编目
1．根据教学档案的内容和特点，编制档号。教学类档案档号＝年度号＋教学档案分类号＋案卷号。
2．根据档案实体管理状况，编制教学类档案文件级目录，使实物、目录一致。
3．将编制的教学档案数据输入计算机数据库中，建立教学档案数据库，逐步实现教学档案计算机管理，不断提高档案管理水平。
第十三条 档案的补充与修改
1．各单位随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案部门补充归档，档案部门负责制教学档案的管理人员应及时将补充材料插入到相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。
2．已归档的文件材料需要修改时，必须经形成部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。
第十四条 档案信息开发利用
1．积极主动地做好档案借阅工作，严格遵守《北京交通大学档案借阅利用制度》。
2．编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、论文汇编、信息交流等。
3．积极开展计算机检索、复印、打印服务。
第五章 附 则
第十五条 本管理细则由档案馆负责解释。
第十六条 本管理细则自公布之日起执行