《北京交通大学档案管理办法》
目录
第一章 总则
第二章 管理体制
第三章 档案管理
第四章 档案查询利用
第五章 档案的鉴定与统计
第六章 条件保障
第一条 为了规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《干部档案工作条例》、《干部档案分类整理标准》等法规，结合我校实际制定本办法。
第二条 本办法所称档案的范围，包括综合档案和人事档案。
综合档案是指北京交通大学师生员工在从事党政管理、教学、科研和其他业务管理等各项工作中形成的，对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史材料记录和电子副本。
人事档案是指在人事管理活动中形成的、记载和反映个人经历、政治思想、业务能力、工作业绩等集中保存以备查考的文字及其他各种形式的历史材料记录。
第三条 北京交通大学各单位应遵守本办法，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。
第四条 我校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，各部处、院（系）、直属单位有一位领导分管本单位的档案工作，并配备固定的档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、归档和移交工作，并将其列入本单位的岗位职责范围。
第五条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存综合档案（含电子档案）和人事档案并提供利用和服务业务机构，同时还是开发利用档案资源的信息交流中心，具有行政管理和业务指导双重职能。
档案馆的档案管理主要职责：
（一）宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等国家和地方关于档案工作的法律法规和规章制度，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。
（二）制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。
（三）负责规划、协调全校档案工作，对各单位档案工作进行监督、指导、检查。
（四）负责本校各类档案和有关资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作，以及相应电子文件的归档、利用工作。
（五）负责全校档案管理人员的业务学习与培训工作。
（六）严格执行保密制度，协助有关单位做好档案密级划控和守密、解密工作。
（七）开展档案宣传教育活动，研究档案理论和档案业务，编研档案资料，开发档案信息资源。
（八）做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防霉、防强光、防尘等 “九防”工作，确保档案安全。
第六条 学校各单位档案管理的职责为：
（一）认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规和学校档案管理工作的相关规章制度，保证本单位档案完整、准确、及时归档。
（二）各单位应有一位领导分管档案工作，并将档案管理工作纳入本单位的议事日程。
（三）应选派政治觉悟高、业务素质强的正式人员作为档案管理人员，并将档案工作作为年终工作考核范围，并提供档案管理人员工作所需的工作条件。
（四）应定期做好本单位档案归档的检查、审核工作。
第七条 各单位档案管理人员的职责为：
（一）档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规和学校档案管理工作的规章制度，履行档案管理工作职责。
（二）档案管理人员应努力学习档案业务知识，积极参加有关的档案业务学习培训。
（三）档案管理人员应定期做好本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。
（四）对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。
第八条 档案工作是衡量和检查学校各单位基础工作管理水平和质量的重要指标，档案馆代表学校对各单位及个人每年归档情况进行检查、考核，对档案工作优秀者给予奖励，对违反档案管理法规者给予通报批评或处罚，构成犯罪的，按照国家相关法规依法追究刑事责任。
第九条 学校各单位的工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作与档案工作同时进行。
第十条 学校综合档案由形成单位立卷归档。
各单位档案管理人员根据综合档案归档要求，负责对纸质文件材料整理组卷，电子文件材料著录，检查核对后，经本单位主管档案工作的领导签字向档案馆移交；未来随着档案信息化工作的进展，在校园网上产生的各类归档数据，将由学校相关职能部门共同协商处理此类数据。
第十一条 学校人事档案实行按人立卷管理。
各归档单位根据人事档案归档要求，负责对各类归档材料整理并形成归档清单（含电子版），检查核对后，经本单位主管档案工作的领导签字向档案馆移交。
第十二条 我校档案材料由八类组成，各类档案按照如下细则立卷归档：
（一）文书档案：按《北京交通大学文书档案管理实施细则》执行（附件1）。
（二）研究生学籍档案：按《北京交通大学研究生学籍档案管理实施细则》执行（附件2）。
（三）科研档案：按《北京交通大学科研档案管理实施细则》执行（附件3）。
（四）会计档案：按《北京交通大学会计档案管理办法》文件执行。
（五）基建档案：按《北京交通大学基建档案管理实施细则》执行（附件4）。
（六）声像档案：按《北京交通大学声像档案管理实施细则》执行（附件5）。
（七）教职工人事档案：按《北京交通大学职工人事档案管理实施细则》执行（附件7）。
（八）学生人事档案：按《北京交通大学学生人事档案管理实施细则》执行（附件8）。
第十三条 归档材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）以及《北京交通大学电子文件归档与管理实施细则》执行（附件6）。
第十四条 归档时间
（一）文书档案、研究生学籍档案在次年6月底前归档。
（二）会计档案在会计年度终了后，于第三年6月底前归档。
（三）科研档案在项目完成后两个月内归档。
（四）基建档案在项目完成后三个月内归档。
（五）人事档案应当在档案材料形成后10天内办理归档。
重大活动（事件）实行追踪归档，活动结束后，一个月内由该活动举办（主办）单位负责形成完整的归档材料归档，档案馆有责任督促。
第十五条 对保管期满的档案，档案馆会同学校相关单位进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册，报校长办公会批准。销毁档案时，应当由档案馆、相关单位、审计处等共同派员监销。
第四章 档案查询利用
第十六条 利用学校的开放档案，按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理；对于未开放的本校档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：
（一）本校人员因公查阅本单位归档档案，需单位批准后，凭个人证件即可查阅；查阅非本单位归档档案，须经原归档单位（项目负责人）或档案馆领导同意，必要时报请校领导审查批准后方可查阅。
（二）利用本人的学籍、学位档案，须持本人身份证或毕业证书复印件，说明利用目的后，方可查阅。委托他人办理的，被委托人须出示本人合法证件（身份证、护照等）并持有委托人的有效证件（复印件）方可查阅。
（三）外单位利用档案须持单位公函，经相关单位批准或经档案馆领导同意方可查阅。
（四）港、澳、台同胞、境外组织或个人要求利用档案须持相关主管单位介绍信函或经校领导同意方可查阅。
（五）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经档案馆领导或校领导批准并备案。档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，违规者，视情节轻重，报学校依法处理。
第十七条 利用学校的人事档案，按中组部《干部档案工作条例》的有关规定办理，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：
（一）查阅干部人事档案的人员须是中共党员或本单位专职人事秘书，查阅人事档案应严格履行登记手续，任何人不得查阅本人及其亲属的档案。未经组织批准，下级人员不得查阅上级人员的档案，查阅处级以上干部的档案需经学校组织部领导批准。
（二）外单位查阅档案，应持本单位组织、人事部门介绍信函，注明查阅人姓名、职务、政治面貌及查阅理由；校内各单位需要查阅本单位人员档案的，应持本单位介绍信函，方可查阅。
（三）除组织、人事部门外，人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经有关单位负责人批准后，方可借出。借出时间不得超过5天（含休息日），借出档案不得复制、遗失、污损、涂改、抽拆和转借，违规者，视情节轻重，报学校依法处理。
第十八条 档案馆应创造条件开展更高层次的信息服务活动，提供档案检索工具，积极开展档案编研工作，编印各种材料汇编、基础数字汇集、专题概要等。
第五章 档案的鉴定与统计
第十九条 档案应以国家有关规定和档案自身保管期限等为依据，每五至十年进行一次价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限，具体鉴定程序遵循下列规定：
（一）档案馆应在调查研究基础上制订档案鉴定计划，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史价值，根据学校工作的需要和为国家积累档案材料的需要，客观全面鉴定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。
1、永久保管档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的各类档案，列为永久保管（保存51年及以上）。
2、长期保管档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管（保存16-50年）。
3、短期保管档案：凡是在较短时间内对学校有参考利用价值的文件材料，列为短期保管（保存15年及以下）。
（二）档案馆提出档案鉴定工作申请，报分主管校领导审核，主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。
（三）成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由主管档案工作的校领导、档案部门和有关单位人员组成。
（四）按照国家有关规定，统一档案鉴定标准。
（五）鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册（一式两份），并提交档案鉴定报告。
（六）经主管校领导审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清册上签署意见。
第二十条 档案馆应根据《中华人民共和国统计法》、《中华人民共和国档案法》等相关法规，结合本校实际情况，每年做一次档案统计工作，具体统计程序遵循下列规定：
（一）建立档案统计制度。
（二）指定专人兼管档案统计工作。
（三）统计内容应包含全馆档案构成（馆藏永久档案、长期档案、短期档案卷数及每年接收永久档案、长期档案、短期档案卷数）、档案利用（利用卷数及人次）、档案工作人员构成、档案馆基本概况等情况的统计工作以及上级档案部门需要的各种报表的填报工作。
（四）统计数字应准确无误。
（五）统计结果资料应上报主管校领导审核，并至少保留一份存档以备日后考查使用。
第二十一条 根据我校发展规模和馆藏档案的增加数量，学校为档案馆提供符合档案管理要求并能适应现代化管理需要的档案工作条件及设备。
第二十二条 对于破损、褪色、霉变和散失的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色的档案应及时数字化，加工成电子档案保管以及档案信息化建设，学校将给予经费保障。
第二十三条 本办法自公布之日起施行，原学校档案工作的有关规定同时废止。
第二十四条 本办法由北京交通大学档案馆负责解释。
二○○九年十二月
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