《北京交通大学档案管理办法》综合档案实施细则
文书档案是指我校各单位及个人从事党群、行政、教学、科研、外事等管理活动中形成的，办理完毕的，对学校和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录，文书档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
第一条 文书档案归档范围及保管期限
（一）文书档案归档范围
1、综合类
党代会、团代会、学生会、工代会等校、院（系）规模会议：
（1）会议的计划、通知、议程、报告、决议、总结、记录、纪要和发言稿、照片（永久）
（2）会议主席团、秘书长和代表、列席代表名单（永久）
（3）会议选举结果和上级批复（永久）
（4）会议简报、情况反映、提案及办理情况（长期）
（5）学校代表参加各级代表大会（党代会、团代会、工代会）名单、发言材料（长期）
（5）会议领导讲话稿 （长期）
（6）会议工作人员名单、代表证、列席证、选票式样（短期）
会议文件：
（1）党代会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会等重大活动、会议决议、纪要、记录（永久）
（2）校长办公会、校行政会、学术委员会、职称评审委员会、教授会等会议记录、纪要及会议讨论通过的文件（永久）
（3）全校性大会、党员干部会、党员大会会议记录（长期）
（4）党委、校长办公会对上级来文的批复
重要的（永久） 一般的（长期）
（5）学校和单位召开的专业性会议记录和大会材料
重要的 (长期) 一般的（短期）
（6）上级主管机关召开会议的主要文件处理结果有查考价值的（短期）
2、组织、纪检、人事工作类
（1）上级机关对本校的人员编制、机构设置、撤销、合并及改变机构名称、改变领导关系、干部任免的通知、意见、批复（永久）
（2）学校关于干部任免、报告、批复、通知（长期）
（3）学校对基层总支、支部改选的报告、审批表、批复（长期）
（4）学校关于批准入党、转正、延期、退党的材料及通知书（永久）
（5）学校党员、师生员工、毕业生名册（永久）
（6）学校对师生员工、学生的奖惩材料、优秀党员、先进集体、先进个人的材料（长期），开除党籍和恢复党籍（永久），其它处分（包括免于处分）材料（长期）
（7）上级、学校工资调正工作的规定、通知、计划、方案、报告、总结、核定统计表、审定名册及批复（永久）
（8）学校评定职称有关材料（永久）
（9）学校关于教职工国内外培训、进修、考察等计划、报告及通知（长期）
（10）学校关于人员录用、招聘、借用、转正等有关文件材料（长期）
（11）学校教职工要求调动工作的报告、批复及来往文书（短期）
（12）行政调转关系介绍信，党、团员组织关系介绍信存根，临时关系不归档（长期）
（13）本校教职工退（离）职、退（离）休、顶替、死亡、抚恤等工作有关材料及名册（永久）
（14）学校关于招生工作计划、报告、总结、批复、新生名册（永久）
（15）学校关于毕业生分配方案、计划、总结、报告、通知、批复（永久）
（16）学校学生助学金评定名册和工作总结（短期）
3、宣传、统战、保密、外事工作类
（1）学校关于国内外各个时期形势宣传教育报告提纲及党课教育计划、总结
重要的 (长期)， 一般的（短期）
（2）反映本校工作活动的新闻报道、通讯及本校校刊（长期）
（3）学校各民主党派、民主人士和统战对象情况（长期）
（4）学校各民主党派、华侨、少数民族事务工作中形成的材料（短期）
（5）上级对保密工作的指示重要的（长期），一般的（短期）
（6）学校关于外国留学生、外籍专家工作、计划、总结、报告、批复
重要的（长期）一般的（短期）
（7）学校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘请书、专家名册（简历表），外国留学生、毕业生名册（长期）
（8）外宾赠送礼品登记（长期）
（9）学校出国代表团的考察计划、总结、讲话、照片及名单
重要的（长期），一般的（短期）
4、教学工作类
（1）学校关于专业设置、调整及上级的批示
重要的（永久），一般的（长期）
（2）学校各专业教学计划、教学大纲、考试试题（长期）
学校各专业各类基础课程、必修课、主干课程的教案（长期）
（3）学校师资培训计划、总结及典型材料（长期）
（4）学校教师工作量和完成情况（短期）
（5）教学研究活动计划、总结、典型材料及重要的经验交流材料（长期）
（6）学校学生教学生产实习计划及总结报告（长期）
（7）学校班主任工作计划、总结及典型材料（短期）
（8）学校举办的各种进修班、师资班、短训班的计划、总结、计划、名册、成绩册（长期）
（9）学校关于学生（研究生、国外留学生、函授生、进修生、夜大学生）的学历证明、休学、退学、复学、取消入学资格。转学工作报告、决定及重要的来往函件（永久）
（10）学校关于学生（研究生、外国留学生、函授生、进修生、夜大生）考核成绩册，各专业学生成绩、评语及处理升留级的请示、报告和决定（长期）
（11）学校职工各类培训考核成绩单及考核存根（短期）
5、科研工作类
（1）上级下达的科研任务书针对本校的（永久），一般的（短期）
（2）学校上报科研项目计划及批复（永久）
（3）学校科研成果登记表及重点学科项目的执行情况及汇编（永久）
（4）学校科研、学术性会议文件重要的（长期），一般的（短期）
（5）各类学术委员会成员名单（长期）
6、生产基建、设备类
（1）上级对我校基建工作的指示及批复（永久）
（2）学校基建物资计划及统计报表年度的（永久），季度的（短期）
（3）学校有关基建施工、财务、预决算、物资等方面的文件
重要的（永久），一般的（短期）
（4）学校教学、设备计划、总结、报告、订货单
重要的（长期），一般的（短期）
（5）各种物资设备移交清册（长期）
（6）有关设备报废、调拨报告及批复（长期）
（7）关于清仓工作的规定、通知、仓库盘点盈亏报表、报告及批复（长期）
（8）国内外订货总表、合同及登记卡片（长期）
7、后勤工作类
（1）上级关于后勤工作的有关指示（短期）
（2）房屋维修计划、房屋管理、调配等有关规定（短期）
（3）学校绿化工作计划（短期）
（4）伙食管理、医疗保健、幼儿教育等有关规定（短期）
（5）爱国卫生有关文件及我校爱国卫生工作计划、总结等（短期）
（6）计划生育工作计划、总结及工作中形成的文件材料 (短期)
8、财务工作类
（1）上级针对本校下达有关财务工作指示、规定等文件
重要的或需要参照执行的（长期），一般的（短期）
9、工、青工作类
（1）上级工会对我校工会工作指示及我校工会工作计划、总结、报告等
针对本校的（长期），一般的（短期）
（2）学校工会关于组织、宣传、福利等有关文件（短期）
（3）团员名册（长期）
（4）学校团委对团员、学生、青工进行思想教育有关文件材料（短期）
（5）团组织发展计划（短期）
上述文件未包含但对学校和社会有保存价值的文件也应该归档。
（二）文书档案保管期限
文书档案的保管期限分短期（15年及以下）、长期（16-50年），永久（51年及以上），保管期限的时间从文件材料办理完毕的次年算起。
第二条 文书档案归档时间
学校各立卷单位应于次年6月底前完成本单位档案的归档移交工作。
第三条 文书档案（纸质）归档整理要求
（一）文书处理单位立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，对文件材料分类组卷，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和单位的主要职能活动，便于查找利用。
（二）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正本在前，附件在后；正本在前，定稿在后；发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。
（三）卷内文件用阿拉伯数字从1起依次标注，无论单面或双面只编写一个页号（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。
（四）利用档案管理信息系统录入和打印卷内文件目录及备考表。
（五）去除卷内文件的金属物，以文件的左下角取齐，用线绳沿文件材料的左侧装订，五孔一线，要求案卷卷内文件顺序排列准确，无漏订、错订，并要求装订的案卷整齐、美观。
第四条 文书档案归档移交手续
（一）各单位档案管理人员向档案馆移交纸质及电子档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。
（二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。
（三）检查无误后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。
研究生档案是指在研究生教学和管理和科研等实践活动中形成的、具有保存、查考和利用价值的文字、图表、声像等不同载体形式资料。档案主要包括培养计划、论文选题及工作计划、论文答辩情况表、专家评议书、授予学位审批表、完整毕业论文电子版及摘要、成绩单等。研究生档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
第一条 研究生档案归档范围及保管期限
（一） 归档范围：培养计划、成绩单、论文选题及工作计划、论文答辩情况表、专家评议书、授予学位审批表、毕业生登记表、论文摘要、论文电子版。
（二） 保管期限：研究生档案保管期限为长期。
第二条 研究生档案归档时间
各学院档案管理人员应在次年6月底前，完成毕业研究生档案归档移交工作。
第三条 研究生档案（纸质）归档整理要求
（一）根据文件材料形成的规律，按照培养计划、成绩单、论文选题及工作计划、学位答辩审批材料、论文评审书、毕业生登记表、学历学位证明、论文摘要的顺序进行系统整理装订，每位研究生的材料组成一卷；电子版论文由图书馆每年定期向档案馆移交。
（二）编写卷内顺序号：卷内文件用阿拉伯数字从1起依次标注，在每页单面标注页码（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。
（三）填写卷内目录及备考表：卷内目录中序号为阿拉伯数字号、名称为卷内文件标题的全称、张次为每份文件首页上标注的页码区间，备考表要标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷过程中需要说明的问题及组卷人签字。
（四）拆除文件材料和表格金属书钉，以文件的左下角取齐，打孔，用线绳沿文件材料的左侧装订，五孔一线。
（五）归档材料要求字迹工整、图样清晰，一律用黑色签字笔，碳素笔或黑色钢笔填写，严禁用圆珠笔、铅笔书写。
第四条 研究生档案归档移交手续
（一）学院档案管理人员向档案馆移交纸质档案时，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。
（二）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。
科研档案是指我校在科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，由科技处和档案馆共同负责科研档案工作的业务指导、监督和检查。
第一条 科研档案的归档范围及保管期限
（一） 科研档案归档范围
1、科研项目：国家基础性重大研究项目、国家高技术研究发展计划、项目、国家重点科技（攻关）计划项目、国家自然科学基金项目、国家杰出青年科学基金项目、海外青年学者合作研究基金项目、国家创新研究群体计划项目、国家重大研究计划项目、教育部重大项目、国防科研计划项目、学校正式签订的国际合作项目、经科技处确认的其他项目。
2、科技成果：获得国家级奖励的成果、获得省部委、市级奖励的成果、通过鉴定、评审的成果、获得专利权的成果、经科技处确认的获得其它奖励的成果。
3、科技合同：包括各类科研项目签订的合同。
（二）科研文件归档范围
1、准备阶段：申请报告（开题报告、方案论证、预研报告、调研报告）；审批文件、合同书、协议书、技术合同。
2、研究实验阶段：各种考察调研的原始记录；实验、分析、整理数据、测试等原始记录、图表；设计、工艺的技术规范；技术说明；研究报告、论著；实物、样品、标本照片、录像。
3、总结鉴定实验阶段：工作总结、科研报告、使用报告、论著；鉴定材料；年度计划实施检查情况报告。
4、成果和奖励申报阶段：申报奖励材料；申请专利材料；得奖材料。
5、推广应用阶段：成果推广应用、技术转让等材料。
（三）科研档案保管期限
科研档案保管期限分为永久、长期、短期。保管期限由科技处负责确定，校综合档案室只接收永久、长期保管的科研档案。
第二条 科研档案归档时间
由科技处负责归档的科研文件，课题负责人在项目完成2个月内交给科技处，由科技处统一于次年6月底前归档；其它非科技处负责归档的科研项目文件由课题负责人在项目完成2个月内，来档案馆办理归档，办理归档手续后的科研项目方可结题。
第三条 科研档案（纸质）归档整理要求
（一）根据科研文件材料形成的规律，对科研文件材料的内容，价值、数量和载体形式进行系统地整理，一个项目组成一卷或多卷。
（二）归档的科研文件材料必须是原件（定稿），文件材料的整理单位为件，一事一份文件的为一件，正文与附件为一件，同一项目多份文件为一卷；书、图册等一册（本）为一卷，同一项目奖状、证书等奖品为一卷。
（三）编写卷内顺序号：卷内文件用阿拉伯数字从1起依次标注，无论单面或双面只编写一个页号（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。
（四）填写卷内目录及备考表：卷内目录中图号或文件编号为图样的图号、文件的文号、名称为科技文件标题的全称、张次为每份科技文件首页上标注的页号，备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
（五）拆除文件材料和表格金属物，并用线绳沿文件材料的左侧装订。
（六）归档材料要求字迹工整、图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔书写。
第四条 科研档案归档移交手续
（一）科技处档案管理人员或课题负责人向档案馆移交纸质档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。
（二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。
（三）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。
基建档案是指我校基建项目从规划、设计、施工、竣工及维修过程中产生的，具有保存价值的文字、图表及配套声像、计算资料，还包括学校的总体规划及各种建筑物的总平面图。基建档案必须实行集中统一管理，由基建处和档案馆共同负责基建档案工作的业务指导、监督和检查。
第一条 基建档案归档范围及保管期限
（一）基建档案归档范围
1、土地征用拆迁阶段：上级有关土地征用、拆迁方面的批准文件；校区土地面积总图、实用面积总图、平面图、地形图；国有土地使用证；国有土地使用权申请材料；征地红线图、拆迁、补偿协议书；总体规划设计阶段形成的材料，如总体规划可行性研究报告、总体规划设计方案、总体规划设计评价、鉴定及审批、总体规划图等。
2、基建材料：项目建议书及上级批复；可行性研究报告、资源调查报告、项目评估材料；设计任务书及计划任务书；地质勘察方面的所有材料；地形、地貌控制点建筑物、重要设备及安装测量定位、观测记录、招投标文件。
3、设计阶段：总体规划设计、初步设计、技术设计及施工图设计；设计评价、鉴定及审批材料。
4、施工阶段：承包合同、协议书、招投标、租赁文件；施工执照、产权证书； 施工预算书；开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、计划、安全措施及工艺等；原材料及构件出厂证明、质量鉴定书；建筑材料试验报告、土、岩石试验报告、基础工程施工图； 隐蔽工程验收记录；设计变更、工程更改洽商单；施工总结、技术总结；竣工报告、竣工验收报告；设备及管线安装施工过程中产生的相关文件；电气、仪表安装施工过程中产生的相关文件。
5、竣工验收阶段：整个项目的竣工验收报告；平面图、结构图、水、电、气、通风等竣工图纸；质量审查材料；竣工验收会议决议文件；工程概算、预算、决算；工程主要材料消耗、器材管理；交付使用的固定资产。
6、房屋使用维护阶段：公有房屋所有权证、公有房屋使用权证房屋维修、改建、扩建过程中形成的材料,如房屋分布图；水电图、管道图等。
（二）基建档案保管期限
基建档案保管期限分为永久、长期、短期。保管期限由基建处负责确定，档案馆只接收永久、长期保管的基建档案。
第二条 基建档案归档时间
基建档案在项目竣工后3个月内归档。
第三条 基建档案（纸质）归档整理要求
（一）根据基建文件材料的形成规律，对基建文件材料的内容，价值、数量和载体形式进行系统地整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目的首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
（二）文字材料排列正件在前、附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别、序号排列，即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。
（三）编写卷内顺序号：用阿拉伯数字从1起单页依次标注。
（四）填写卷内目录及备考表：卷内目录中标清图样的图号、文件的文号，基建文件标题的全称、张次，备考表要标明案卷内文件材料、图纸的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
（五）拆除文件材料和表格的金属钉，并用线绳沿文件材料的左侧装订，图纸一律按A4的尺寸进行折叠，图标外露。
（六） 归档材料要求字迹工整、图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔书写。
第四条 基建档案归档移交手续
（一）基建部门向档案馆移交纸质档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。
（二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。
（三）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。
声像档案是指我校在教学、科研、党政管理和其他重大活动中直接形成的具有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，并辅以文字说明的历史记录。
第一条 声像档案归档范围及保管期限
（一）声像档案归档范围
1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片，如领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料。
3、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象的声像材料。
4、记录本校重点工程及其它具有保存价值的声像材料。
（二）声像档案保管期限
声像档案按其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划分为永久、长期、短期三种保管期限，保管期限由归档人员负责确定。
第二条 声像档案归档时间
对具有归档价值的声像材料，宣传部或承办单位应及时整理，归档时间为次年6月底以前。
第三条 声像档案归档整理要求
（一）将声像材料按照“年度?事件（主题）”分类，反映同一事件、同一主题的组成一卷（即一个文件夹）。
（二）挑选：对同一事件、同一主题的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
（三）编号：对同一事件、同一主题的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号，纸质照片、底片分别编流水号，照片号和底片号要保持一一对应。
（四）编写文字说明：声像材料要有文字说明，并写清拍摄（录音）时间、地点、人物、内容、文字说明、拍摄者（简称6要素）。文字说明要求文字简洁、语言通顺，能够概括反映声像材料的全部信息。
第四条 声像档案归档移交手续
（一）归档人员向档案馆移交的各种介质声像材料，交接双方应当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。
（二）归档单位提交的电子声像材料，档案馆管理人员应检查声像材料信息。
（三）检查无误后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。
第一章 总则
第一条 为了加强对本校电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《高等学校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定本细则。
第二条 本细则所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；归档电子文件（电子档案）是指具有参考价值和凭证作用并作为档案保存的电子文件。
第三条 我校档案馆须建立相应的计算机软、硬件档案管理系统，管理电子文件，通过该系统实现档案信息资源共享。
第四条 各单位应将电子文件的归档工作纳入档案管理员的岗位职责，档案管理员应认真积累本单位形成的电子文件，完成电子文件的归档工作。电子文件移交前由形成单位负责，移交后则由校档案馆负责。
第五条 在学校信息化建设和办公自动化系统的功能设计和完善工作中，应考虑电子文件的归档要求，在办公自动化软件中配置电子文件归档接口与档案管理系统对接，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，实现电子文件归档及在线管理和利用。
第二章 电子文件的收集
第六条 电子文件收集积累的要求
（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留、收集、归档，记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改文稿均应被保留、收集、归档。
（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体介质上。
（三）收集积累的电子文件格式类型为文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件、数据库文件和图形文件。
1、文本电子文件以PDF、XML、DOC、TXT为通用格式。
2、图像电子文件以BMP、JPEG、TIFF为通用格式。
3、视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
5、数据库文件以DBF、 XLS为通用格式。
（四）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。
第三章 电子文件的归档
第七条 电子文件的归档范围
（一）文书档案中的公文要求电子文件与纸质文件同步进行归档；没有电子文件的公文应扫描获得电子文件，与原公文一同归档。
（二）各单位形成的声像档案、数据库文件和相关软件、多媒体课件（各种级别的精品课程、基础课、必修课等）、CAD图形文件等均应归档。
（三）学校信息系统或办公系统中形成的各种电子文件，根据档案管理要求具有档案保存价值的，应能与档案管理系统对接，实现电子文件的归档、查询、利用及备份。
第八条 电子文件的归档要求
（一）归档电子文件应与纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致；没有纸质文档的电子文件，必须编制相应的纸质说明文档，说明该电子文件的标题、内容、时间、人物等相关背景信息。
（二）加密文件应在解密后进行归档，压缩文件应在解压缩后进行归档。
（三）保管期限、密级划分和归档时间参照我校各类纸质档案的相关规定执行。
（四）使用电子文件的载体为一次性写光盘。不允许用其他介质（如软磁盘）作为归档电子文件长期保存的载体。
第九条 电子文件的归档方式
（一）网络归档：归档单位可登录我校档案管理信息系统对档案信息著录，上载归档电子附件并提交，在系统中打印交接目录（详见附表1）。档案馆对提交的电子文件著录信息与电子文件附件信息检查核对、识读，确认无误后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查，档案馆接收。
（二）物理归档：归档单位可通过光盘归档，要求一张光盘中只能放同一类档案（如照片、录音文件则分属不同类），同事件（主题）不同内容电子文件放在一个文件夹内，文件夹中要有文字说明性文件（详见附表2），如同一次会议所拍照片，选取有代表性照片放在同一文件夹，说明性文件中写清拍照时间、地点、事件、人物、说明信息、拍摄者等信息（6要素）。光盘归档时双方要对光盘检验，项目如下：
1、载体有无划痕，是否清洁。
2、有无病毒。
3、核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性。
4、核实说明性文件等是否齐全。
5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
确认电子文件无问题后，填写交接目录（详见附表1），办理交接手续，双方签字后各保存一份备查，档案馆接收。对不符合要求的，应退回形成单位重新制作。
第四章 归档电子文件的保管、利用和统计
第十条 档案馆对归档的电子文件载体的装具上应贴有标签，标签上应注明载体编号。
（一）存放载体的编号方案为：年度-文件格式代码-流水号（如：2009-T-0001）。
（二）文件格式代码为：T?文本文件；I?图像文件；G?图形文件；V?影像文件；A?声音文件；O?超媒体链结文件；D?数据库文件；P?程序文件等。
第十一条 归档电子文件的保管应符合下列条件：
（一）归档载体应先做电子备份、防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。
（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
（三）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。
（四）归档电子文件载体应专库或专柜集中保存，保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求，保管环境温度选定范围：17℃?20℃；相对湿度选定范围：35％?45％，电子文件载体要避免阳光直接照射。
第十二条 随技术的不断发展，保证电子档案文件不同时期的兼容性和数据处理的方便性，档案馆应定期对电子文件的读取、处理设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换，转换后原载体保留时间应不少于4 年，保留期满后，原载体按保密要求进行处置。
第十三条 对光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。档案馆应定期将检验结果填入《归档电子文件检验登记表》（详见附表3），并存档。
第十四条 系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（详见附表4）。
第十五条 利用电子文件时应遵守国家保密规定。凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件提供利用时，应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。
第十六条 归档电子文件的封存载体原则上不外借。
第十七条 应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第五章 附则
第十八条 本办法由北京交通大学档案馆负责解释。
第十九条 本办法自发布之日起施行。
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